Opciones avanzadas de edición y Formato a Datos.

PEGADO ESPECIAL
COPIAR Y BORRAR FORMATOS
FORMATO CONDICIONAL
CREACIÓN DE FORMATOS PERSONALIZADOS
VALIDACIÓN DE DATOS

PEGADO ESPECIAL:

En ocasiones necesitamos copiar para pegar en otro lugar, entonces seleccionaremos los datos que deseamos copiar, pincharemos en la ficha inicio y en el botón copiar o bien con las teclas CTRL+C:

Nos colocaremos en la primera celda a partir de la cual deseamos que se peguen los datos copiados.

Y desde la ficha inicio, desplegamos el menú del botón pegar:

Pegar: Copia tanto el formato (bordes y color), como la fórmula.
Fórmulas: Copia únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
Pegar valores: Solamente copia el resultado de las fórmulas de las celdas copiadas..
Sin bordes: Copia fórmulas y formatos pero no los bordes.
Trasponer: Invierte la dirección de lo que estamos copiando. Es decir, si seleccionamos desde A1 hasta A4, y nos colocamos para pegar en B1, nos copiará los datos de la columna A en las celdas desde B1 hasta B4. Pegará fórmulas, valores y formatos.
Pegar Vínculos: Lo que hace es pegar la referencia a la celda que contiene el valor, también copiará el formato numérico por ejemplo €, pero no el de la celda (borde ni color). Por ejemplo si deseamos copiar lo que tenemos en la celda A1, donde peguemos nos pondrá la referencia es decir; =A1.

El la opción pegado especial...,

Además de las funciones anteriores (remarcadas en rojo) tenemos:

Formato: Copia únicamente los formatos.
Comentarios: Copia comentarios asignados a las celdas copiadas.
Validación: Pega las reglas de validación, (explicadas en este post un poco más abajo) de las celdas copiadas.
Todo utilizando el tema origen: Pegar todo el contenido y formato de las celdas utilizando el tema que se aplicó a los datos de origen. A simple vista es igual que pegar todo, pero no es así, esta opción se usa para orígenes ajenos a Office como adobe o páginas web por ejemplo.
Ancho de columnas: Pega el ancho de la columna.
Formato de números y fórmulas: Pega únicamente las fórmulas y todos los formatos de número de las celdas seleccionadas.
Formato de números y valores: Pega únicamente los valores y todos los formatos de número.

En el recuadro: Operación elegir

La operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos iniciales de la celda donde se copia. Así, por ejemplo, si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2x4, es decir, 8.

La casilla de verificación, saltar blancos se usa cuando se quiere que Excel ignore cualquier celda en blanco del rango de copia. Normalmente si se copia un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial pero, si activamos esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán manteniendo su valor original.

Si deseamos realizar un pegado en forma de imagen del contenido de la hoja de Excel, seleccionaremos lo que deseamos copiar, nos colocaremos en el lugar que deseemos pegarlo y pulsaremos la opción pegar como imagen.

Por último si deseamos pegar cualquier otra cosa por ejemplo un trozo de un texto de un documento de Word, seleccionaremos el fragmento del documento y CTRL+C, nos vamos a nuestro libro de Excel y en la hoja que deseemos copiarlo, en la ficha inicio, pegado especial se nos abrirá una pantalla donde nos dará la posibilidad de pegar en formato:

HTML: insertando el contenido del portapapeles como formato html, es decir el formato de las páginas web, puede aplicarse formato al texto, fondos, etc.

Texto unicode: insertando el contenido del portapapeles como formato unicode( A veces el texto no se visualiza correctamente en varios redactores y visualizadores: algunos símbolos desaparecen y los demás se convierten en una secuencia de garabatos ilegibles. Para evitarlo el formato adecuado es el Unicode)

Texto: insertando el contenido del portapapeles como texto sin formato, es decir, sólo caracteres.

COPIAR Y BORRAR FORMATOS

En ocasiones es necesario copiar los formatos de una celda o rango de celdas sin los datos que están contenidas en ellas, se ha explicado anteriormente como realizarlo mediante la función de pegado especial, pero se puede realizar de forma rápida con el botón de copiar formato, que se encuentra en la ficha inicio dentro del grupo Portapapeles.

Para ello seleccionamos las celdas de las cuales deseo copiar el formato, pulsamos sobre el botón copiar formato y pinchamos sobre la primera celda a partir de la cual aplicar el formato.

FORMATO CONDICIONAL
Excel nos permite aplicar formatos dependiendo de una condición o un grupo de condiciones, el formato puede consistir en el color de la fuente, del fondo, etc.
La condición normalmente suele ser un valor constante o un texto, pero también se puede tomar una fórmula como condición.
Para aplicar el formato condicional a un rango de celdas, primero seleccionamos las celdas a las cuales les deseamos aplicar el formato dependiendo de la condición, después entraremos en la ficha inicio y seleccionamos del grupo estilos la opción formato condicional:

Vídeo demostración de formato condicional

CREACIÓN DE FORMATOS PERSONALIZADOS:

En ocasiones deseamos aplicar un formato específico a una serie de valores en celdas y nos encontramos con el inconveniente que no se encuentra dentro de los formatos predeterminados de Excel, a los que accedemos desde la ficha inicio, en el grupo Número, haciendo clic donde indica la flecha roja de la siguiente imagen:

Nos abrirá una ventana y en la pestaña número, seleccionaremos formato personalizado, ahí tenemos los formatos predeterminados de la aplicación Excel.

Imaginemos que deseamos establecer un formato de fecha del tipo AAAA-MM-DD que es el usado para trabajar por algunos sistemas informáticos.

Para crear un formato personalizado lo único que tenemos que hacer es escribir en Tipo: el formato deseado, en nuestro caso AAAA-MM-DD y pulsaríamos sobre el botón aceptar.

Por ejemplo si escribimos ahora en la celda o celdas donde hemos aplicado el formato la fecha 12/5/1920, en la celda aparecerá escrito 1920-5-12.

Si deseamos eliminar un formato que no vayamos a utilizar de la lista, simplemente tendremos que seleccionarlo y pulsar sobre el botón Eliminar.

Vídeo de una curiosidad del formato personalizado.

VALIDACIÓN DE DATOS:

Esta herramienta permite introducir únicamente los datos que cumplan con unas determinadas condiciones establecidas en las celdas donde se va a proceder a insertarlos, a estas celdas se les puede poner un mensaje entrante, que sirve para informar de los datos que se pueden introducir y también se puede lanzar un mensaje de error, en el caso que se introduzca un dato que no cumpla las condiciones establecidas.

Para aplicar la validación de datos a una celda o grupo de celdas, lo primero que tenemos que hacer es seleccionarlas, posteriormente entraremos dentro de la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, desplegamos el menú de Validación de datos y pinchamos en Validación de datos. Me abrirá el siguiente menú: